Übergangsregelung ist per 31.12.2016 abgelaufen!

Mit der Einführung der digitalen Betriebsprüfung zum 01.01.2002 wurden an elektronische Kassensysteme hohe Anforderungen an Dokumentation und Speicherung der steuerlich relevanten Daten gestellt. Kassensysteme die den gesetzlichen Anforderungen nicht oder nur teilweise erfüllen wurden nicht beanstandet, wenn der Steuerzahler diese weiterhin vorübergehend in ihrem Betrieb einsetzten. Die Übergangszeit ist zum 31.12.2016 abgelaufen! Ab diesem Zeitpunkt muss jeder Unternehmer mit einer elektronischen Registrierkasse auf den neuen Kassentyp umgestellt haben.


Kassensoftware von POS.expert und die Vorgaben der GoBD


GoBD

Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (BMF-Schreiben vom 14.11.2014 – IV A 4 – S0316/13/10003, BStBl 2014 I S.1450)

Kassentyp 5 Proprietäre Registrierkassen oder PC-Kassen

Mit dem handelsüblichen Betriebssystem Windows gehört POS.expert als POS-Software zu den „offenen Systemen“ dieses Kassentyps. Die eingesetzte Datenbank ist passwortgeschützt und obliegt dem Grundsatz der Einzelaufzeichnungspflicht.

Einzelaufzeichnungspflicht

Jede Betriebseinnahme und Betriebsausgabe wird über den Kassiervorgang aufgezeichnet und nach Datum, Uhrzeit, Bediener, Geschäftsvorfall und Betrag protokolliert. Dazu gehören die Einlagen und Entnahmen (Ausgaben) die ebenso nach Buchungsdatum, Festschreibedatum, Uhrzeit, Bediener, Geschäftsvorfall und Betrag aufgezeichnet werden.

Grundsatz der Nachvollziehbarkeit

Durch Datum, Uhrzeit, Bon und Bonpositionsnummer lassen sich Geschäftsvorfälle sowie auch Stornierungen lückenlos nachvollziehen.

Grundsatz der Unveränderbarkeit

Manipulationen der Kassenaufzeichnungen sind ausgeschlossen, da POS.expert mit einer geschützten Datenbank arbeitet. Ebenso verhindern interne Routinen nach dem Speichervorgang nachträgliche Änderungen oder Löschungen der Geschäftsvorfälle.

Archivierung der Bewegungsdaten

POS.expert speichert die Daten der Geschäftsvorfälle einzeln und dauerhaft in Datentabellen im System. Die Datenbank ist durch ein herstellerspezifisches Passwort geschützt. Die gespeicherten Geschäftsvorfälle sind 10 Jahre aufzubewahren. Überschreitet die Datenbankgröße auch nach einer Datenbankkomprimierung mehr wie ein Gigabyte, dann sollte die Datenbank gesichert werden und in einem Archiv-Verzeichnis abgelegt werden. Es ist darauf zu achten, dass dieses Archiv-Verzeichnis und auch die aktive Datenbank regelmäßig gesichert werden muss. Die aktive Datenbank wird mit dem Archivierungstool um einem bestimmten Zeitraum verkleinert und schafft somit Platz für neue Geschäftsvorfälle. Siehe 107 Datenbankprogramme

Datenzugriff

Durch die Exportmöglichkeit der Journale können die einzelnen Geschäftsvorfälle in eine CSV-Datei ausgegeben werden. Ebenso kann das gesamte Abrechnungssystem geprüft werden.

Mitwirkungspflicht

Schlussendlich gilt im Rahmen einer Betriebsprüfung die Mitwirkungspflicht des Unternehmers (Stpfl.) (§200 AO) Insbesondere muss der Stpfl. die Finanzbehörde bei Ausübung ihres Rechts auf Datenzugriff unterstützen.

Auszug aus unserem Handbuch POS.expert
26.11.2015